Politique sur les demandes d’accès à l’information (DAI)

La page suivante présente la politique de Cinesite relativement aux demandes d’accès à l’information (DAI). Dans cette politique, le terme « Cinesite » comprend Cinesite VFX Limited, Cinesite Inc. et Cinesite Vancouver Inc., comme indiqué au bas de cette page.
Cinesite est conscient de ses obligations de contrôleur de données, lui conférant la responsabilité principale des données personnelles sous son contrôle et le devoir de diligence envers celles-ci.
La personne concernée dont les données personnelles sont détenues par Cinesite a le droit de demander au responsable du contrôle des données :

Si le responsable du contrôle des données traite des données personnelles sur cette personne, que lui soient transmis :

une description des données personnelles;
les raisons qui motivent le traitement de ces données;
des renseignements sur toute organisation à laquelle ces données personnelles sont ou pourraient être divulguées;

D’être informé des sources desquelles le responsable du contrôle des données a obtenu les renseignements tant que ces sources sont à sa disposition; et
Une copie des renseignements détenus, en réponse à une requête valable à cet effet.

Forme de la demande

Une demande d’obtention de données personnelles est connue sous le nom de « demande d’accès à l’information ». Cependant, il n’est pas toujours nécessaire de traiter une demande d’information comme une requête formelle en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Si la demande d’information est une demande que Cinesite traiterait dans le cours normal de ses activités, p. ex. une demande de copie de relevé par un client d’une institution bancaire, Cinesite examinera s’il s’agit d’une requête formelle d’accès à l’information selon le RGPD, ou si elle peut être gérée conformément à son processus habituel.
Remarque : Pour être valide, une demande d’accès à l’information doit être écrite et contenir suffisamment de renseignements pour identifier la personne concernée par la demande d’information à la satisfaction du responsable du contrôle des données. Ce responsable remettra à la personne concernée un formulaire de demande d’accès à l’information qu’elle pourra remplir pour clarifier sa demande et confirmer son identité. Cette condition est obligatoire pour que la demande soit considérée comme valide.
Le responsable du contrôle des données remettra également à la personne concernée un Avis de confidentialité pour la demande d’accès à l’information l’avisant de ses droits et des détails sur la nature du traitement effectué par Cinesite.
Une fois ces critères satisfaits, la demande d’accès à l’information est considérée comme valide et le délai de réponse d’un mois débute.
Cinesite s’efforcera de répondre à une requête valide le plus rapidement possible au cours de cette période d’un mois.

Communiquer avec la personne concernée

Cinesite communiquera directement avec la personne concernée par ses données une fois qu’une demande d’accès à l’information valide aura été reçue.
Plutôt que d’avoir à fournir une copie de toutes les données détenues par le responsable du contrôle des données, ce contact peut aider la personne concernée à préciser les renseignements dont elle a besoin, réduisant ainsi les efforts, le temps et les coûts nécessaires pour rassembler et fournir les données recherchées.
Cependant, nous reconnaissons que, lorsque la personne concernée est catégorique sur le fait qu’elle souhaite recevoir une copie de tout ce que le responsable du contrôle des données détient à son sujet, nous effectuerons une recherche complète et exhaustive des données informatisées et en format papier dans l’organisation.

Recherche de systèmes

Sauf s’il existe une option légitime pour réduire la portée de la requête, une recherche dans toutes les bases de données et tous les systèmes de classement (documents papier) qui sont pertinents en vertu du RGPD sera effectuée dans l’ensemble de l’organisation.
Rien n’oblige Cinesite à rechercher dans les fichiers de sauvegarde, pour autant que les données sauvegardées sont une copie des données déjà détenues dans les systèmes « actifs » ou dans les archives.
Cinesite organisera la réponse à la requête en confiant à une personne la responsabilité d’envoyer les demandes de renseignements dans toute l’organisation et d’en recevoir les réponses. Cette tâche de coordination incombera normalement au délégué à la protection des données, si une telle personne a été désignée.
Le coordonnateur devra alors imprimer tous les renseignements informatisés qui lui auront été retournés par chaque service. Il aura également reçu des photocopies de tous les fichiers manuels pertinents et rassemblera donc deux types de documentation, l’un étant un fichier informatisé et l’autre, un fichier manuel.

Fichiers manuels

Les fichiers manuels pertinents en vertu du RGPD sont ceux qui remplissent les conditions énoncées dans la définition d’un système de classement pertinent. Le critère principal est de savoir si le fichier en question fait partie d’un ensemble structuré de données. L’ensemble doit être structuré en fonction du demandeur ou du profil du demandeur. Si, par exemple, les fichiers manuels sont organisés par ordre alphabétique de noms ou par numéro de paie, ils formeront un ensemble structuré.

Restrictions suivant la réception d’une demande

La conformité au RGPD ne vise pas à entraver les activités normales du responsable du contrôle des données lorsque ce dernier reçoit une demande valide.
Nous ne sommes pas autorisés à apporter des modifications aux renseignements demandés (dans le cours normal des activités). Cela comprend la correction de toute donnée erronée détenue, qui part du principe que la personne a le droit de demander les renseignements réels détenus à son sujet (qu’ils soient précis ou exacts, ou non, au moment de la présentation de la demande).

Données d’un tiers

Une fois les renseignements recueillis, le coordonnateur de la demande tiendra compte de ses obligations envers d’autres personnes concernées.
Le coordonnateur « se mettra à la place » de la personne faisant la demande d’accès à l’information. Il doit lire chaque page de renseignements pour voir si elle révèle l’identité d’un tiers, en adoptant le point de vue du demandeur. Si l’identité d’un tiers est déjà connue de la personne concernée, les données contenant les renseignements sur le tiers peuvent être révélées à la personne concernée, puisqu’elle est déjà au courant de ces renseignements.
Toutefois, lorsque l’identité d’un tiers n’est pas déjà connue par la personne concernée dans le contexte révélé par les documents, le coordonnateur de la demande évaluera si la demande nécessite la divulgation des informations relatives au tiers, ou s’il est possible de séparer ces renseignements des autres renseignements à divulguer, par exemple, en masquant (retranchant) le nom de la personne ou en supprimant d’autres particularités d’identification ou tout autre détail. Il pourrait s’avérer suffisant de masquer l’identité du tiers à la vue de la personne concernée.
À ce stade, tous les autres renseignements susceptibles de tomber entre les mains de la personne concernée doivent également être pris en compte. Si l’élément d’identification peut être caché à l’aide d’un marqueur noir et que le reste des renseignements sur cette page peut être transmis sans révéler l’identité du tiers, alors ce document fera partie du traitement de la demande d’accès à l’information.

General Exemptions

Certains documents ne peuvent être inclus dans la réponse à une demande d’accès à l’information.
Le contenu des négociations avec la personne concernée fait partie des documents à exclure. Si le responsable du contrôle des données négocie avec la personne concernée au moment où cette dernière remplit la demande d’accès à l’information, le responsable du contrôle des données n’a pas à divulguer les renseignements demandés si cela est susceptible de compromettre ces négociations. Une fois les négociations terminées et que les mesures qui en découlent sont appliquées, le dossier complet est soumis à l’accès à l’information de la manière habituelle.
Les courriels sont soumis à l’accès à l’information, tout comme les données informatisées archivées et les données manuelles. Il ne faut pas oublier que les séquences de vidéosurveillance et les cassettes d’enregistrement des conversations téléphoniques seront également comprises dans le champ d’application de la demande, et si la personne concernée l’exige, elles doivent faire l’objet de recherche sur présentation d’une demande d’accès à l’information.
D’autres dérogations générales à l’accès à l’information sont accordées dans les cas suivants : sécurité nationale, prévention ou détection d’un crime ou d’un délit, arrestation d’un accusé ou poursuite de contrevenants.
Lorsque les données personnelles contiennent des informations sur la santé, le responsable du contrôle des données a le devoir de consulter un professionnel de la santé approprié avant que les informations puissent être communiquées à la personne concernée. Cela est nécessaire afin d’éviter de divulguer des informations sur des problèmes de santé à une personne concernée quand la divulgation pourrait nuire ou affecter la personne concernée ou une autre personne.
Cette exigence ne s’applique pas lorsque la personne concernée a déjà eu accès aux renseignements ou lorsque la personne concernée a elle-même fourni les renseignements.
Nous reconnaissons que le fait de ne pas donner suite à une demande d’accès à l’information dans le délai prescrit d’un mois donne à la personne la possibilité de déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO) au Royaume-Uni (ou au Commissariat à l’information au Canada) et pourrait bien donner lieu à une enquête du commissaire.
De plus, le défaut de répondre à une demande dans la période prescrite d’un mois constituera une violation en vertu du RGPD.

Format permanent et intelligible

S’il est possible de le faire, Cinesite prendra contact avec la personne concernée pour savoir dans quel format elle souhaite qu’on lui transmette les informations.
La position par défaut veut que la personne concernée obtienne une copie papier des informations dans un « format permanent et lisible » (ce qui peut nécessiter que les codes internes publiés avec les renseignements soient expliqués), à moins que la remise d’une telle copie soit impossible ou implique un effort disproportionné, ou que la personne concernée en convienne autrement. Tous les termes qui ne sont pas intelligibles doivent être accompagnés d’une explication (p. ex., un glossaire de termes).
Enfin, une fois la réponse à la demande d’accès à l’information finalisée, le coordonnateur de la demande fera une copie des documents que nous pourrons conserver comme outil de référence.
La copie des documents demandés sera expédiée par courrier recommandé et sécurisé, et nous demanderons à la personne concernée, en temps opportun, un accusé de réception des documents.
Ces dossiers seront utilisés comme outils de référence en cas de contestation future en regard du contenu ou du respect du délai de réponse fournie à la personne concernée.

Politique sur les droits particuliers des personnes concernées (liés aux articles ci-dessous)

Les énoncés ci-dessous décrivent nos politiques formelles relativement aux droits suivants des personnes concernées :

Droits d’information – Articles 12-14

Cinesite adhère au droit des personnes concernées d’être informées du traitement que nous entreprenons :

Cinesite adheres to the Data Subjects right to be informed of the processing that we undertake:
Les individus ont le droit d’être informés sur la collecte et l’utilisation de leurs données personnelles. Il s’agit d’une exigence fondamentale de transparence en vertu du RGPD.
Nous fournissons aux individus des renseignements comprenant : les raisons justifiant le traitement de leurs données personnelles, nos périodes de conservation de ces données personnelles et à qui elles seront communiquées. Nous appelons cela des « renseignements de nature privée ».
Nous fournissons les renseignements de nature privée des individus dès l’instant où ils nous fournissent leurs données personnelles.
Si nous obtenons des données personnelles d’autres sources, nous fournissons des renseignements de nature privée aux individus dans un délai raisonnable suivant l’obtention des données, au maximum un mois plus tard
Dans certaines circonstances, il n’est pas nécessaire de fournir des renseignements de nature privée à des individus, par exemple si ceux-ci détiennent déjà ces renseignements ou si cela impliquerait un effort disproportionné pour les leur fournir.
Les renseignements que nous fournissons aux gens sont concis, transparents, intelligibles, facilement accessibles et sont fournis dans un langage clair et simple.
Nous fournissons des renseignements de nature privée aux personnes en utilisant une combinaison de différentes techniques, y compris la communication par couches, les tableaux de bord et les avis « juste-à-temps ».
Nous examinons régulièrement nos renseignements de nature privée et, lorsque cela est nécessaire, nous les mettons à jour.
Une notification préalable est envoyée lorsque le traitement des données personnelles d’un individu est requis.

Droit d’accès – Article 15

Cinesite fournira les renseignements suivants à la personne concernée lors de la validation de son identité et de la validité générale de la demande d’accès :

• Les raisons qui justifient le traitement;
• Les catégories de données personnelles en question;
• Les destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront divulguées;
• La période pendant laquelle les données personnelles seront conservées;
• Le droit de rectification, d’effacement, de restriction ou de contestation;
• Le droit de déposer une plainte auprès d’un organisme de surveillance;
• Lorsque les données personnelles ne sont pas recueillies auprès de la personne concernée, toute information disponible sur l’origine des données.

Droit de rectification – Article 16

Cinesite donnera suite à cette demande de la personne concernée lors de la validation de son identité et de la validité générale de sa demande. Nous allons notamment :

rectifier les renseignements inexacts à condition de pouvoir valider les inexactitudes mises en évidence par la personne concernée ou toute autre inexactitude que nous pourrions découvrir ultérieurement dans le cadre du traitement de la demande;
mettre à jour les données et ajouter toutes les données manquantes.

Droit à l’effacement (droit d’être « oublié ») – Article 17

Cinesite respectera les droits des personnes concernées dans les cas suivants :

Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées;
La personne concernée retire le consentement sur lequel le traitement est basé et lorsqu’il n’existe aucun autre fondement juridique pour le traitement;
La personne concernée conteste le traitement et il n’existe aucun motif légitime majeur au traitement;
Les données personnelles ont été traitées illégalement;
Les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale;
Les données personnelles ont été recueillies dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information.

Remarque – Nous ne respecterons pas les droits des personnes concernées dans le cadre de cet article lorsque :

les données sont nécessaires pour exercer le droit à la liberté d’expression et à l’information;
les données sont nécessaires pour que le traitement réponde à une obligation légale;
les données sont nécessaires à l’exécution d’une mission effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice de l’autorité publique;
les données sont utilisées à des fins d’archivage dans l’intérêt public, pour la recherche scientifique ou la recherche historique, ou à des fins statistiques lorsque l’effacement est susceptible de rendre impossible ou de nuire grandement à la réalisation de ce traitement;
les données sont nécessaires au traitement pour répondre à une possible poursuite future (c.-à-d. pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice);
les données sont toujours utilisées pour les fins légitimes pour lesquelles elles ont été initialement traitées et ce fondement juridique s’applique toujours, p. ex. la nécessité du contrat (même si la personne concernée déclare qu’elle a retiré son consentement pour ce traitement).

Droit à la restriction du traitement – Article 18

Cinesite respectera les droits des personnes concernées et limitera le traitement à condition que :

l’exactitude des données personnelles soit contestée par la personne concernée;
le traitement soit illégal et que la personne concernée s’oppose à l’effacement des données personnelles et demande plutôt la restriction de leur utilisation;
le responsable du contrôle n’ait plus besoin des données personnelles aux fins de traitement initial, mais que les données soient requises par la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice;
la personne concernée ait émis une objection au traitement en instance de vérification, à savoir si les motifs légitimes du responsable du contrôle prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité des données – Article 20

Cinesite respectera les droits des personnes concernées de la manière suivante :

Le responsable du contrôle des données doit fournir à la personne concernée une copie des données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
Le responsable du contrôle des données ne doit pas empêcher la transmission de données personnelles à un nouveau responsable du contrôle des données.
Le droit à la portabilité des données ne s’applique que lorsque :

les données sont traitées par des moyens automatisés;
la personne concernée a donné son consentement au traitement ou le traitement est nécessaire pour exécuter un contrat;
les données ont été fournies par la personne concernée.

Droit de contestation – Article 21

Cinesite respectera les droits des personnes concernées lorsqu’elles ont le droit de contester les traitements suivants :

Traitement d’une mission d’intérêt public;
Traitement basé sur des intérêts légitimes :

traitement de données personnelles pour des activités de marketing direct;
traitement de données à des fins d’établissement de profils;
traitement de données par des moyens automatisés;
traitement à des fins scientifiques ou historiques.

Cinesite VFX Ltd.
Siège social : Medius House, 2 Sheraton Street, London, W1F 8BH.
Numéro d’enregistrement de la sociéte : 08492749
Numéro d’enregistrement ICO : ZA376739

Cinesite Inc.
Siège social : 250 , rue Saint-Antoine Ouest, Montréal Qc, H2Y 0A3
Numéro d’enregistrement de la sociéte : 1066714-5

Cinesite Vancouver Inc.
Siège social : 708 Powell Street, Vancouver BC V6A 1H6
Numéro d’enregistrement de la sociéte : 1206979